Risicomanagement bij Medebewind
interne beheersing van de risico's betreffende de procesoptimalisatie van de tegemoetkomingsregeling van Salmonella en TSE bij de PVERisicomanagement bij Medebewind
interne beheersing van de risico's betreffende de procesoptimalisatie van de tegemoetkomingsregeling van Salmonella en TSE bij de PVESamenvatting
Het doel van dit onderzoek is het analyseren en in kaart brengen van alle processen die betrekking hebben op de subsidieverstrekking van de dierziekten Salmonella en Transmissible Spongiforme Encefalopathieën (TSE), waarbij risico's die het behalen van de geformuleerde doelstellingen bedreigen, in kaart worden gebracht evenals de maatregelen die zijn getroffen om de risico's te beperken. De aanleiding van het onderzoek is dat er in het verleden een onvolledige AO beschrijving is gemaakt, die sinds het opstellen nooit is bijgewerkt.
De procedure van de tegemoetkomingsregeling voor Salmonella en TSE bestaat uit verschillende processen, namelijk; het opstellen van een nationaal plan, het op- en vaststellen van een Publieksrechtelijke Bedrijfsorganisatorische (PBO) verordening, de ontvangst en de verwerking van een melding van Salmonella, het informeren van de sectorgenoten, de ontvangst en beoordeling van de aanvragen, het betaalbaar stellen van de aanvragen en het opsturen van verantwoordingsrapportages.
Bij het hele proces zijn verschillende instanties betrokken, maar twee instanties zijn van groot belang en zonder die twee, zal het niet mogelijk zijn om dierziekten in het algemeen te bestrijden. Deze twee instanties zijn de Productschappen Vee, Vlees en Eieren (PVE) en de Europese Commissie. De PVE houden zich bezig met het opzetten van een programma voor de beperking en bestrijding van Salmonella en TSE, het uitvoeren van dit programma en het opsturen van verantwoordingsrapportages naar de Europese Commissie ter verantwoording van de uitgekeerde subsidies. De Europese Commissie bepaalt een bedrag en schept voorwaarden waarbinnen de subsidieverstrekking moet vallen.
Verschillende afdelingen van de PVE houden zich bezig met de bovengenoemde processen. Het opstellen van een nationaal plan, het op- en vaststellen van een PBO verordening en de ontvangst en verwerking van Salmonella gebeurt door de afdelingen Beleid en Juridische Zaken (JZ). De afdeling Medebewind houdt zich bezig met de ondersteuning van de afdelingen Beleid en Algemene Zaken (AZ). De afdeling Medebewind is onderverdeeld in twee secties, te weten: Sectie In- en Uitvoer (SIU) en Sectie Organisatie en Ontwikkeling en Dienst Control Medebewind (O&O/DCM). SIU bestaat uit Team In- en Uitvoer, dat zich bezighoudt met de beoordeling van de aanvragen. Team Info informeert sectorgenoten en stelt circulaires op en verstuurt deze.
Gezien de reikwijdte van dit onderzoek wordt de nadruk van dit onderzoek vooral gelegd op de afdeling Medebewind en worden de werkzaamheden van de afdelingen Beleid en Juridische Zaken kort behandeld.
Om de processen in beeld te brengen zijn interviews afgenomen met managers en medewerkers die zich specifiek voor de Salmonellaregeling inzetten. Daarnaast heeft documentanalyse plaatsgevonden op reeds aanwezige documentatie, waaronder het verouderde AO- handboek. Voor het in kaart brengen van de risico's is gebruik gemaakt van een DESTEP- analyse, waarbij de demografische, economische, sociaal-culturele, technologische, ecologische en politieke factoren zijn geanalyseerd. Hiervoor hebben gesprekken plaatsgevonden met de AO deskundige, materiedeskundige en de sectiecoördinator O&O/DCM. Uit gesprekken die zijn gevoerd met de controleurs van de afdeling DCM en uit de analyse van het door de PVE opgezette controleprogramma, zijn maatregelen ontwikkeld en voorgesteld richting de opdrachtgever. Deze maatregelen zijn vervolgens opgenomen in het geactualiseerde AO- handboek.
De risico's binnen de processen van de PVE hebben allemaal te maken met de onvolledigheid van processen of stukken, de onjuistheid van processen of stukken, of de niet tijdige ontvangst van stukken. Vrijwel alle risico's die het behalen van de doelstellingen van zowel de PVE in zijn geheel, als de afdeling Medebewind bedreigen, zijn in voldoende mate afgedekt. De sectie DCM gebruikt hiervoor het door de sectie DCM zelf opgestelde controleprogramma, dat overigens is goedgekeurd door de Interne Audit Dienst (IAD). Dit controleprogramma zorgt ervoor dat risico's zoals onvolledigheid, onjuistheid en de niet tijdige ontvangst van stukken worden afgedekt op het gebied van het controleren en betaalbaar stellen van aanvragen. Daarnaast wordt (secundaire) functiescheiding toegepast binnen Team In- en Uitvoer bij het beoordelen van subsidieaanvragen. De aanvragen worden namelijk door twee personen beoordeeld. Hierdoor wordt voorkomen dat gegevens foutief worden ingevoerd in het Generiek Applicatie Systeem (GAS) en dat er daardoor onrechtmatig subsidies worden toegekend.
Naar aanleiding van de risicoanalyse, is gebleken dat voornamelijk twee risico's niet voldoende zijn afgedekt door maatregelen. Deze risico's hebben betrekking op de onvolledigheid van de uitvoerende processen. Dit zijn de risico's van:
- De volledigheid van de circulaire en;
- Het archiveren van e-mailverkeer.
Het risico bij het opstellen van de circulaire ontstaat doordat de materiedeskundige werkzaam werd op de afdeling Beleid. Vanaf dat moment werd zij niet meer actief betrokken bij het opstellen van de circulaire. Het risico hiervan is dat de circulaire niet volledig zou kunnen zijn, omdat de controlerende functie van de materiedeskundige weg is gevallen. Op dit moment worden de betreffende circulaires getekend door medewerkers die zich inhoudelijk niet bezighouden met de Salmonella- en TSE regeling. Om te voorkomen dat in de circulaire belangrijke informatie ontbreekt, wordt geadviseerd om een materiedeskundige op het gebied van Salmonella te betrekken bij het opstellen van de circulaire en de medewerker weer op te nemen op de parafenlijst. De materiedeskundige krijgt dan de controlerende functie terug en controleert dan vooraf een conceptversie van de circulaire op volledigheid. Op dit moment worden verstuurde e-mails betreffende de Salmonella- en TSE regeling bewaard in de outbox van de verstuurder, met alle risico's van dien. Als de medewerker de organisatie verlaat, zal het account komen te vervallen, waardoor ook alle e-mails verwijderd zullen worden. Hierdoor zullen mogelijke bewijsstukken (bijvoorbeeld met betrekking tot het tijdig indienen van een nationaal plan) niet terug te vinden zijn en dit kan nadelige gevolgen hebben voor de organisatie en de procesgang. Wat betreft het archiveren van e-mailverkeer, wordt aanbevolen om de relevante e-mails, bijvoorbeeld e-mails over subsidieaanvragen of e-mails waarin afspraken gemaakt zijn, op te slaan op een netwerklocatie. Er is ruimte beschikbaar op het algemene netwerk van de PVE en dit zal dus geen extra kosten met zich meebrengen. Een andere aanbeveling om het bovengenoemde risico te kunnen dekken, is het gebruik maken van een algemeen e-mailadres. Iedere medewerker heeft dan toegang tot zowel de in- als outbox. Mocht een medewerker om wat voor reden dan ook niet bereikbaar zijn, dan heeft een andere medewerker wel toegang tot de verstuurde e-mails. Ook dit zal geen extra kosten met zich meebrengen omdat de PVE in het bezit zijn van een domein, waar e-mailadressen op geregistreerd kunnen worden.
Organisatie | De Haagse Hogeschool |
Opleiding | AFM Bedrijfseconomie |
Afdeling | Academie voor Accounting & Financial Management |
Partner | Productschappen Vee, Vlees en Eieren, Zoetermeer |
Jaar | 2012 |
Type | Bachelor |
Taal | Nederlands |