Samenvatting

Noord-Brabant is een Europese topregio voor kennis en innovatie. Die toppositie wil de provincie behouden. De Provincie Noord-Brabant (PNB) doet er alles aan om haar bedrijfsvoering, informatisering en automatisering hierbij te laten faciliteren. Zo is “Het Nieuwe Werken” geïntroduceerd en is SharePoint gepresenteerd om de samenwerking provinciebreed te verbeteren. De ambtelijke organisatie oefent echter geen druk uit om deze nieuwe werkwijzen te implementeren. Zo heerst bij de griffie van de Provincie Noord-Brabant nochtans een grote aarzeling om gebruik te maken van SharePoint. Motto’s als 'Wij werken papierloos tenzij' en 'Practice what you preach’, worden door de loco-griffier aangehaald.

Veranderingen en verbeteringen in het ECM van de griffie van Provincie Noord-Brabant zijn wenselijk. De afdeling ervaart voornamelijk op het vlak van het documentmanagement op de g-schijf problemen. Het zorgt ervoor dat het werk met de systemen werk op zich wordt. Het ultieme doel is orde in de informatiechaos aan te brengen, zodat de griffie een goede informatievoorziener richting Statenleden wordt. Hiervoor is de griffie op zoek naar een ECM dat ondersteunend functioneert waarbij oplossingen zoals SharePoint in ogenschouw genomen moeten worden. Tegelijkertijd is de inzet en de betrokkenheid van de griffiemedewerkers cruciaal om de verbetervoorstellen succesvol door te voeren.

Naar aanleiding hiervan is voor de griffie een Informatieplan opgesteld waarin de enterprise architectuur van de griffie in kaart is gebracht. Daarnaast zijn problemen in de informatievoorziening, ook organisatorisch en beleidsmatig, gelokaliseerd. Uiteindelijk is aan de hand van business/ IT-alignment en het beleid van de Provincie Noord-Brabant en griffie een toekomstige enterprise architectuur vormgegeven, zijn verbetervoorstellen uiteengezet en is veranderkundig implementatieadvies gegeven.