Samenvatting

Nuon Facilitair Bedrijf is een zelfstandig bedrijfsonderdeel binnen Nuon dat andere bedrijfsonderdelen ondersteunt op het gebied van vastgoed, huisvesting, services, wagenpark en documentaire informatie voorziening. Het facilitaire bedrijf is actief op 16 kantoorlocaties.
Nuon Facilitair Bedrijf heeft sinds 1 september 2005 het onderhoud van gebouwinstallaties uitbesteed aan installatiebedrijf Kropman. Het contract is afgesloten voor drie en half jaar. Het facilitaire bedrijf wil graag inzicht op welke wijze het technische onderhoud beter geregeld kan worden en welke consequenties dit heeft voor het bedrijf.
De volgende probleemstelling is geformuleerd:
'Op welke wijze kunnen de contracten van Nuon Facilitair Bedrijf voor technisch onderhoud door middel van contractmanagement op locatie en centraal beheerd worden, zodat vanaf 1 juli 2006 alle betrokkenen op locatie en centraal inzicht krijgen in de taakverdeling en verantwoordelijkheden, de communicatie wordt geoptimaliseerd en de leveranciersprestaties worden verbeterd?'
Na theoretisch en empirisch onderzoek wordt er een aantal conclusies getrokken. De belangrijkste conclusies van het onderzoek zijn:
- Het contract voldoet niet aan alle kwaliteitseisen. Het is niet volledig, niet duidelijk en niet effectief. Het contract moet geoptimaliseerd worden.
- De prestaties van de aannemer/leverancier voldoen niet aan gewenste eisen van het facilitaire bedrijf. De prestaties van de aannemer/leverancier worden door het facilitaire bedrijf niet beoordeeld.
- Binnen het facilitaire bedrijf is contractmanagement nog niet professioneel ingericht. Er zijn meerdere medewerkers van het facilitaire bedrijf verantwoordelijk voor het beheer van één contract op het gebied van technisch onderhoud. De functie van de contractmanager ontbreekt.
De aanbevelingen die uit het onderzoek zijn voortgekomen, zijn:
- Het aanwezige contract aanvullen.
- Nulmeting uitvoeren om aan het einde van de contractperiode te kunnen stellen dat de installaties in hetzelfde staat van onderhoud verkeren als op januari 2006.
- Contractmanagement borgen door middel van leveranciersbeoordeling. Het geven van consistente feedback aan leverancier werkt motiverend om tot betere prestaties te komen.
- Invoeren van periodieke overleggen binnen Facilitair Bedrijf Amsterdam om de communicatie te verbeteren en de bedrijfsprocessen optimaal laten verlopen.
- Duidelijkheid brengen in werkprocessen en procedures binnen het facilitaire bedrijf.
- Het opnemen van bonus-malus systeem in het contract. Het koppelen van bonus-malus systeem aan de prestatie-indicatoren werkt prikkelend voor de aannemer/leverancier.
- Functies voor contractenbeheer en contractmanagement inrichten. Aanstellen van een contractmanager en meerdere contractbeheerders binnen Nuon Facilitair Bedrijf. Een contractbeheerder wordt verantwoordelijk voor een of meerdere groepen contracten, elke groep heeft echter maar één beheerder.