De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Tijd is geld

Een onderzoek naar de digitalisering en automatisering van de verwerking van financiële administraties door Cannoo & Partners B.V.

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Tijd is geld

Een onderzoek naar de digitalisering en automatisering van de verwerking van financiële administraties door Cannoo & Partners B.V.

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

De probleemstelling van dit onderzoek luidt: “Welk boekhoudprogramma kan voldoen aan de randvoorwaarden van Cannoo & Partners B.V. en kan Cannoo & Partners B.V. in staat stellen efficiënter om te gaan met de digitalisering/automatisering van financiële administraties van cliënten?” De doelstelling van dit onderzoek is om Cannoo & Partners inzicht te verschaffen in de huidige ontwikkelingen van de financiële administratie en hoe zij hier (financieel) voordeel kunnen behalen.
Het onderzoek start met een theoretisch raamwerk omtrent de ontwikkelingen. Aan de hand van onderzoek op het internet en interviews met Fync, een boekhoudprogramma op initiatief van Rabobank. Een van deze ontwikkelingen is ‘scan en herken’. Dit is een applicatie voor telefoons die bonnetjes kan scannen en herkennen en zo inboekt in het boekhoudprogramma. Dit is een manier van werken waardoor de werkdruk voor boekhouders afneemt door de automatische boekingen. Een andere ontwikkeling is de Wet elektronisch berichtenverkeer belastingdienst (Wet EBV). Hierin staat dat de Belastingdienst vanaf 1 november 2015 niet meer per blauwe envelop maar per mail gaat communiceren. Hierdoor worden ondernemers richting digitalisering gedrukt door de Belastingdienst. Misschien wel de meest recente ontwikkeling is Fync. Fync is een applicatie die ontwikkeld is door werknemers van Rabobank. Deze applicatie koppelt de boekhouding en de bankrekening van een ondernemer aan elkaar en werkt met scan en herken. Op het moment dat er een betaling is gedaan met de gekoppelde bankrekening krijgt de ondernemer op de telefoon een melding om het bonnetje in te fotograferen en wordt dan ingeboekt. Fync is momenteel alleen beschikbaar voor Rabobank. Vanaf 2018 gaat PSD2 in, een wet die banken verplicht informatie te delen met derden als de klant daar toestemming voor geeft. Vanaf dan is Fync ook beschikbaar voor andere banken.
Om een overstap te realiseren van Exact Online naar een nieuw boekhoudpakket dienen de randvoorwaarden in kaart gebracht te worden, de vereisten voor dit pakket. Aan de hand van interviews met de directie en assistent accountants van Cannoo & Partners zijn de randvoorwaarden opgesteld. Vanuit de directie zijn twee harde randvoorwaarden gegeven. Het pakket moet minder kosten dan de huidige € 5.106,00 (excl. btw) die Cannoo & Partners jaarlijks betaald aan Exact Online. Verder moet het pakket zowel online als offline kunnen werken, dit is sneller en maakt het inboeken niet afhankelijk van een werkende en snelle internetverbinding. De assistent accountants hebben aangegeven dat het werken met rekeningafschriften downloaden en facturen inlezen door middel van UBL (Universal Business Language) ook een randvoorwaarde zijn. Dit komt de inboeksnelheid ten goede. Daarnaast moet het nieuwe pakket eenvoudig te implementeren zijn en moet dat pakket oude gegevens van Exact Online kunnen overnemen.
Deze randvoorwaarden moeten naast een analyse van het huidige verwerkingsproces van de financiële administraties gelegd worden. De analyse van dit proces is gedaan aan de hand van zelf meedraaien in het proces en interviews met medewerkers van Cannoo & Partners. De huidige manier van verwerken is een arbeidsintensief proces. ‘Schoenendozen’ die worden aangeleverd moeten uitgezocht worden, de bonnetjes bij de betreffende rekeningafschriften voegen. Deze manier van werken zorgt er voor dat de assistent accountants bekend zijn met de cliënt en hun administratie. Dit is een voordeel op het moment dat een cliënt vragen stelt over zijn administratie. Deze manier van werken zorgt er ook voor dat Cannoo & Partners veel fysieke administratie op kantoor heeft. Administraties moeten van de Belastingdienst zeven jaar bewaard worden. Een gedigitaliseerde administratie zou veel ruimte kunnen besparen en risico’s zoals brand- en waterschade verminderen. Het verwerken van de administraties wordt momenteel gedaan in Exact Online.
Van de huidige situatie moet overgegaan worden naar de gewenste situatie. Deze gewenste situatie is in kaart gebracht met behulp van interviews met medewerkers van Cannoo & Partners en verdeeld in drie aspecten: kostenaspect, functionele aspect en het efficiencyaspect. In de ideale situatie bedragen de kosten voor Cannoo & Partners voor het boekhoudprogramma minder dan € 5.000,00 per jaar (excl. btw). Het functionele aspect brengt naar voren dat het pakket geen uitvoerige analyses of dashboards hoeft te kunnen draaien. Deze zijn voor Cannoo & Partners met cliënten met kleine ondernemingen overbodig. Het moet juist eenvoudig en simpel te begrijpen zijn. De navigatie tussen boekingsregels moet door middel van besturing van het toetsenbord geschieden om zo tijdverlies door de muis te voorkomen. Het efficiencyaspect slaat vooral terug op digitalisering en automatisering. In de gewenste situatie moet het programma zowel online als offline kunnen werken om risico’s op improductieve uren door internetstoringen tegen te gaan. Daarnaast is het downloaden van rekeningafschriften in het boekhoudprogramma gewenst zodat het inboeken sneller kan gaan.
Deze gewenste situatie heeft ook gevolgen voor de cliënten. De gevolgen van de gewenste situatie voor cliënten is door de drie zelfde aspecten in kaart gebracht, wederom aan de hand van interviews met medewerkers van Cannoo & Partners. Het kostenaspect heeft weinig invloed op de cliënt. Cliënten die zelf administraties inboeken en zelf een abonnement van Exact Online betalen kunnen kiezen om te blijven bij Exact Online of mee overgaan op een ander pakket. Het functioneel aspect zal voor de cliënt terugkomen in de vorm van de output die zij van Cannoo & Partners verwachten. Wanneer er balansen opgestuurd worden zullen deze er anders uitzien dan zij gewend zijn van Exact Online. Het efficiencyaspect gaan cliënten merken doordat de declaraties omlaag gaan. Het inboeken van de administraties gaat sneller en daardoor worden er minder uren gedeclareerd.
Om een selectie aan softwarepakketten te maken zijn de randvoorwaarden van de directie leidend geworden. Grote softwareaanbieders vielen af omdat zij bijna allemaal online werken. Aan de hand van research op het internet, mailen en bellen met softwareleveranciers bleven AFAS Software en CASH over. AFAS Software is een leverancier van complete ERP systemen en een grote speler op de Nederlandse markt. Het programma is niet modulair verkrijgbaar en daardoor moet er een boekhoudpakket en alle aangifte programma’s ineen worden afgenomen. Daarnaast werd door een telefonische prijsindicatie duidelijk dat AFAS duurder is dan Exact Online. Vanuit CASH werd bij Cannoo & Partners een demo gegeven om de mogelijkheden te bekijken. Na de demo werd een offerte opgestuurd voor huur of aanschaf van de software. CASH bespaart na vijf jaar gebruik ten opzichte van Exact Online € 16.000,00. Aanschaf van CASH is na vijf jaar € 900,00 per jaar goedkoper dan huren.
Conclusies die aan de hand van dit onderzoek gemaakt kunnen worden zijn dat Cannoo & Partners nog niet helemaal bij is op het gebied van automatisering en digitalisering van de financiële administratie. Het advies hierover luidt dan ook om het pakket te nemen dat dit wel ondersteunt en stimuleert. Een tweede conclusie is dat er teveel fysieke administratie is bij Cannoo & Partners wat gevoelig is voor brand- en/of waterschade. Het digitaliseren van administraties zorgt voor snellere verwerkingssnelheid en verminderd de risico’s. De belangrijkste conclusie en aanbeveling is dat Exact Online te duur is en dat een overstap naar CASH (financieel) voordeliger is voor Cannoo & Partners. De implementatie van het pakket kan het beste plaatsvinden in december. Op deze manier kan in het nieuwe jaar begonnen worden met inboeken zodat een administratie van één jaar niet in twee boekhoudpakketten terecht komt. Daarnaast zou ik aanraden om het pakket aan te schaffen aangezien de overstap van het ene naar het andere boekhoudpakket niet iets is dat vaak moet voorkomen. Na vijf jaar gebruik is aanschaf voordeliger dan huur en als de intentie er is om langer dan vijf jaar met CASH te werken dan is aanschaf de beste optie.

Toon meer
OrganisatieDe Haagse Hogeschool
OpleidingBFM Bedrijfseconomie
AfdelingFaculteit Business, Finance & Marketing
PartnerCannoo & Partners B.V.
Jaar2016
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk