Samenvatting

Deze scriptie bevat adviezen ten aanzien van wat communicatie kan bijdragen aan het optimaliseren van burgerparticipatie binnen de gemeente Vught. Deze scriptie is geschreven in het kader van onze afstudeerstage in het laatste studiejaar aan de Fontys Hogeschool Communicatie in Eindhoven.

Om duidelijkheid te scheppen over burgerparticipatie lichten wij toe wat wij hieronder verstaan:
"Het proces tussen de gemeente Vught en haar burgers rondom plannen, voorstellen of beleid.
De gemeente vraagt haar burgers om hun inbreng, tips, bezwaren, adviezen etc. In de meest ideale situatie geven de gemeente en de burgers samen vorm aan deze plannen en zijn dus samen ontwikkelaars van de plannen en het beleid wat daaruit voortvloeit"

Ieder project binnen een gemeente waarin burgers inspraak willen of moeten krijgen vereist zijn eigen aanpak. Deze aanpak is afhankelijk van de aard van het project, en in hoeverre de gemeente de burgers wil laten meebeslissen. Er zijn verschillende participatiemodellen die een gemeente kan gebruiken. Binnen onze scriptie gaan we uit van de volgende 3 modellen:
1. Reactiemodel
Dit model wordt toegepast als de gemeente burgers wil laten reageren op een voorlopig plan.
2. Inventarisatiemodel
Dit model wordt toegepast als de gemeente, voorafgaand aan het ontwikkelen van een plan, de mening van de burgers vraagt. Vervolgens kan de gemeente de plannen toetsen voordat de definitieve besluitvorming plaatsvindt.
3. Coproductiemodel
Dit model wordt toegepast als de gemeente de burgers vanaf het begin tot aan het eind wil betrekken bij het vormen van plannen.

In onze scriptie hebben we aan de hand van deze modellen getoetst wat de gemeenten Boxtel, Schijndel, Gilze-Rijen, Oisterwijk, 's-Hertogenbosch en Best doen op het gebied van burgerparticipatie. Tevens hebben we onderzocht wat de gemeente Vught doet op het gebied van burgerparticipatie.
Alle door ons geïnterviewde gemeenten zijn bezig met burgerparticipatie. Bij de meeste gemeenten is burgerparticipatie inmiddels volledig geïntegreerd in de manier van werken. Bij twee gemeenten zijn ze nog aan het bedenken hoe zij burgerparticipatie precies vorm willen gaan geven. Het gebruik van de participatiemodellen verschilt per gemeenten. Het optimaliseren van burgerparticipatie is bij veel gemeenten gepaard gegaan met een cultuuromslag. Van een intern gerichte organisatie naar een klantgerichte organisatie. Net als alle andere door ons geïnterviewde gemeente doet de gemeente Vught wat wettelijk verplicht is op het gebied van burgerparticipatie. De meest gebruikte participatievormen door de gemeente Vught zijn inspraak- en informatiebijeenkomsten. Soms gaat de gemeente Vught in gesprek met klankbordgroepen om hen ideeën voor te leggen. Het coproductiemodel wordt door de gemeente Vught nog maar zelden ingezet. Intern bij de gemeente Vught is er wel het besef dat burgerparticipatie geoptimaliseerd moet worden. Maar daarentegen geeft de organisatie ook aan dat de prioriteiten elders liggen. Er wordt nog niets gedaan aan intern draagvlak creëren bij ambtenaren voor het klantgericht denken en het optimaliseren van burgerparticipatie.

De afdeling communicatie speelt intern een belangrijke rol bij de voorbereiding van het burgerparticipatietraject. Maar ook extern bij de uitvoering van het burgerparticipatietraject onder andere door:
• Het creëren van draagvlak voor burgerparticipatie bij ambtenaren en burgers.
• Ideeën geven voor invulling van het burgerparticipatietraject .
• Het communicatief begeleiden van ambtenaren tijdens het burgerparticipatietraject.
• In kaart brengen wat het verwachtingspatroon is van de burger wat betreft de plannen.
• Ervoor zorgen dat burgers weten waarop en wanneer gereageerd kan worden.
• Het informeren over de voortgang van een project.

De afdeling communicatie bij de gemeente Vught heeft op het gebied van burgerparticipatie vaak een ondersteunende rol. Zoals het nakijken van teksten voor bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie of uitnodigingen. Ook geeft de afdeling communicatie tips aan de ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van een inspraak- en/of informatiebijeenkomst. De afdeling communicatie wordt pas laat in het burgerparticipatietraject ingeschakeld, waardoor zij niet de volledige regie in handen kunnen houden.

Communicatie vervult bij de gemeente Vught nog geen optimale rol. Voordat communicatie kan bijdragen aan het optimaliseren van burgerparticipatie, is het belangrijk dat zij het meso niveau bereiken. Dat wil zeggen dat er een gedegen visie op communicatie ontwikkeld is. De gemeente Vught heeft nog geen visie op communicatie ontwikkeld.

We hebben de gemeente Vught geadviseerd op het gebied van burgerparticipatie:
• Het belang van burgerparticipatie
Het optimaliseren van burgerparticipatie heeft pas kans van slagen wanneer iedereen binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Vught het belang van burgerparticipatie inziet. Hier ligt een cultuuromslag aan ten grondslag.

• Participatiemodellen
We adviseren de gemeente Vught het coproductiemodel meer in te zetten. Maar dit is een groeitraject. Eerst zal de gemeente Vught meer gebruik moeten gaan maken van het inventarisatiemodel. Wanneer zij hier vertrouwd mee zijn en het participatietraject verloopt voor zowel de gemeente als de burgers soepel, dan kan overgestapt worden naar het coproductiemodel waar mogelijk is. In de handleiding burgerparticipatie die we hebben geschreven, staan de stappen beschreven die de gemeente Vught bij de verschillende participatiemodellen moet doorlopen.


Tevens hebben we de gemeente Vught geadviseerd op het gebied van communicatie:
• Coach
We adviseren de gemeente Vught om een coach aan te nemen. Naast het coachen van medewerkers in hun communicatievaardigheden, moet de coach ook in staat zijn een gedragsverandering teweeg te brengen.

• Geïntegreerde communicatie
We adviseren de gemeente Vught communicatie geïntegreerd in te zetten binnen de gemeente. Zij moeten een gedegen communicatiebeleid ontwikkeld hebben op het gebied van concern- en interne communicatie. Daarna kunnen zij het communicatiebeleid wortelen in het organisatiebeleid en bereiken zij het macro niveau. Communicatie geïntegreerd inzetten kan alleen als de volgende stappen genomen worden:
• Het managementteam van de gemeente Vught moet op de hoogte zijn van het belang van communicatie. Zonder dat is een goede inbedding van communicatie in het organisatiebeleid niet mogelijk. We adviseren de gemeente Vught na het vertrek van de interim manager, een nieuwe manager aan te stellen voor de afdeling communicatie.
• Communicatie is nu een lijnfunctie, in de meest ideale situatie komt communicatie als staffunctie. Tevens dient de communicatiemanager deel uit te maken van het managementteam. Communicatie maakt dan deel uit van de club die de koers van de organisatie bepaald.
• We adviseren de gemeente Vught om het mission statement up te daten na vier jaar. Maar zij dient dan ook haar mission statement na te leven. Om het zelfbeeld van de organisatie beter te stellen is het belangrijk dat het managementteam het mission statement ook veelvuldig onder de aandacht brengt van de medewerkers.

• Onderzoek
Om precies te achterhalen wat de behoefte aan communicatie is en om het managementteam van de gemeente Vught te laten zien wat het belang van communicatie is, adviseren we een uitgebreid communicatieonderzoek te doen. We adviseren een extern imago-onderzoek onder de diverse publieksgroepen van de gemeente Vught zoals burgers, maatschappelijke instellingen en de pers. Tevens raden we aan om een medewerkerstevredenheidsonderzoek te doen.

• Bevorderen interne communicatie
Voor het verbeteren van de interne communicatie geven we de gemeente Vught de volgende adviezen:
• Het ondersteunen van het primaire proces
• Het bevorderen van betrokkenheid
• Het begeleiden van veranderingsprocessen

• Goodwill
Omdat de gemeente Vught een beschadigd imago heeft opgelopen, is het belangrijk hier iets aan te doen. We adviseren de gemeente Vught om goodwill te kweken bij haar publieksgroepen. Om verdere imagoschade en een verstoorde verhouding met de pers en de burgers te voorkomen.