Samenvatting

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een van de krijgsmachtdelen van Defensie. Zij heeft de afgelopen jaren verschillende reorganisaties doorstaan. Deze reorganisaties hebben zijn sporen achtergelaten binnen de diverse brigades van District West. Bij samenvoeging van verschillende brigades kwam het materieel ook mee. Het materieel waarvoor registratie noodzakelijk voor het bureau onderzoeken interne beheersing (OIB) valt onder de Integrale Veiligheidszorg Materieel-Logistiek en Arbo & Milieu (IMA) medewerker. Hetgeen ontbreekt is een beheersingstool voor het registreren van al dit materieel. Dit is noodzakelijk om voor uniformiteit in het noteren en beheren van materiaal zoals wapens, porto's, pepperspray en munitie te zorgen. De commandant is verantwoordelijk voor dit materiaal en dient te allen tijde te kunnen weten waar dit materiaal zich bevindt.
Dit is een probleem dat niet alleen binnen de KMar speelt maar ook binnen andere krijgsmachtdelen. Dit onderzoek heeft dan ook als hoofdvraag wat is de meest efficiënte en haalbare manier van registeren van specifiek gedefinieerd materieel, waar verantwoording voor afgelegd dient te worden bij OIB, voor District West met het oog op de beheersing/borging?
Om op deze vraag een concreet antwoord te geven is een theoretisch kader nodig om te bepalen wat nu eigenlijk verstaan wordt onder informatie en registreren. Met behulp van diverse interviews zijn de processen in kaart gebracht zodat de eerste informatiebehoeften en functionaliteiten van de IMA-medewerker inzichtelijk zijn gemaakt.
Binnen Defensie bleek al enige tijd het project Strategic Process & ERP_Enabled Reengineering (SPEER) te lopen, waarbij ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Gedurende het onderzoek kwam naar boven dat het SAP (Systeme, Anwendungen und Produkten) programma wel eens de oplossing kan zijn voor het beheer en registratie probleem. Maar de KMar heeft, net als ieder ander krijgsmachtdeel, te maken met de komende bezuinigingsmaatregelen. Dit heeft direct gevolgen voor lopende projecten zoals SPEER. Er zullen afwegingen gemaakt moeten worden in hoeverre SAP ingevoerd gaat worden binnen de KMar organisatie. Er is om verschillende redenen, waaronder de financiële lasten, gekozen om de uitrol niet tot op de werkvloer (lees brigade) te laten plaatsvinden. Hierdoor is de opdracht tussentijds gewijzigd en zal er een tijdelijke oplossing gevonden moeten worden voor het materieelbeheer voor de IMA-medewerker.
Er is, op verzoek van de opdrachtgever, gekozen voor Microsoft Access. Met de informatiebehoefte en de functionaliteiten is een ontwerp gemaakt. Dit ontwerp is getest door verschillende gebruikers binnen de brigades van District West. Hierbij kwam een aantal opmerkingen naar voren dat meegenomen dient te worden in de conclusie en de aanbevelingen.
Geadviseerd wordt om de MS Access applicatie te implementeren binnen de brigades van District West. Daarbij dient het functioneel en technisch beheer bij de ICT organisatie van Defensie te worden belegd. Hierdoor wordt er gezorgd voor continuïteit en borging van de informatie. De MS Access applicatie is een financieel vriendelijke oplossing en de IMA-medewerker heeft een beheersingstool.
Aanbevolen wordt om de MS Access applicatie verder te ontwikkelen met behulp van een ICT-deskunidge van Defensie. Dit betekent dat er op korte termijn een ontwerpopdracht moet worden verleend aan het bedrijfsbureau Informatie Voorziening en Technologie (IVENT). Dit bureau kan dan ook zorg dragen voor het functioneel en technisch beheer. Als laatste dient er rekening gehouden te worden met aansluiting van Access op SAP.