De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Mapro: Administratieve Organisatie & Interne Controle

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Mapro: Administratieve Organisatie & Interne Controle

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

SAMENVATTING


Bij de controle van de jaarrekening stelt de externe accountant tevens een onderzoek in naar de administratieve organisatie (AO) en de bijbehorende interne controle (IC). Omdat de administratieve processen bij Mapro B.V. niet zijn vastgelegd, is de benodigde controletechnische functiescheiding afwezig. Hierdoor zou ongemerkt fraude kunnen worden gepleegd. In de managementletter, welke wordt opgesteld door de accountant en gepresenteerd aan het management, zijn flink wat opmerkingen en aanbevelingen betreffende AO en IC opgenomen. Deze opmerkingen worden door het management serieus genomen en zij zijn van mening dat de AO en IC moet worden verbeterd. Dit is dan ook de directe aanleiding van dit onderzoek.
Doel van dit onderzoek is de AO van Mapro B.V. zodanig op te zetten dat IC hierbinnen wordt geborgd. Wanneer gewerkt wordt volgens de opgestelde procedures is de kans op fraude klein. De financiële verantwoordingen zijn betrouwbaarder en de accountant kan steunen op de maatregelen van interne controle, welke zijn opgenomen in de procedures.
Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie zijn gesprekken gehouden met verschillende functionarissen waarbij de huidige situatie is vastgelegd en geanalyseerd. Vanuit deze analyse worden bevindingen en aanbevelingen opgesteld die verwerkt zijn in de op te stellen procedures en instructies.

Uit de analyse van de processen blijkt dat de grootste behoefte aan verbetering bij het Inkoopproces ligt. Dit wordt vooral veroorzaakt door het gebrek aan functiescheiding. Het hoofd Inkoop is momenteel bevoegd om een bestelling te plaatsen, de afleverplaats te bepalen, de goederen te ontvangen en de ontvangstmelding hiervan te verzorgen en om de facturen te autoriseren. De uitvoering van dit proces zal dan ook ingrijpend veranderen.
Maatregelen van interne controle en beveiliging zijn mede afhankelijk van de omvang van de organisatie en de veelal daarmee samenhangende grootte en samenstelling van het computersysteem. Vanwege de kleinschalige automatisering bij Mapro, de informele wijze van werken en onvoldoende mogelijkheden om een adequate functiescheiding door te voeren zijn deze problemen bij het Inkoopproces ontstaan. Daarbij is in het verleden onvoldoende aandacht besteed aan de autorisatie van medewerkers. Hierdoor is functievermenging ontstaan.

Om aan de voorwaarden van een goede AO te voldoen moeten processen anders worden uitgevoerd dan voorheen. Dat betekent verandering. Bij een fundamentele verandering in de werksituatie moet ook de bedrijfscultuur worden aangepast. Communicatie is het belangrijkste hulpmiddel van het management bij de invoering van het gebruik van procedures en instructies.
Het vastleggen van AO is alleen zinvol indien het onderhoud ervan op adequate wijze wordt geregeld. Wanneer dit niet het geval is, is na enige veranderingen binnen de organisatie al snel sprake van verouderde en daardoor nutteloze AO-beschrijvingen. Om klachten en knelpunten in de AO te voorkomen, verdient het aanbeveling om zoveel mogelijk te streven naar een pro-actieve aanpak voor de aanpassing hiervan, welke de taak is van de AO-beheerder.

Uit het onderzoek is gebleken dat veel problemen worden veroorzaakt door een gebrek aan functiescheiding. Een algemene aanbeveling is dan ook de bevoegdheden en autorisaties van alle medewerkers kritisch te beoordelen. Omdat hier in het verleden weinig aandacht aan is besteed, hebben verschillende medewerkers nu teveel bevoegdheden. Vanuit de verschillende analyses zijn veel aanbevelingen geformuleerd die betrekking hebben op autorisaties en functiescheiding. Dit rapport zal dan ook een belangrijk hulpmiddel zijn bij het beoordelen en beperken van de verschillende autorisaties.
Daarnaast kwam tijdens de uitvoering van dit onderzoek regelmatig naar voren dat de communicatie binnen het bedrijf niet optimaal is. Wij raden aan hier meer aandacht aan te besteden en de communicatie binnen Mapro te verbeteren. Hiermee bedoelen we voornamelijk de communicatie tussen de verschillende afdelingen, maar ook tussen management, middenkader en uitvoerend personeel. Het is daarom aan te raden dat periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, overleg plaatsvindt tussen management en middenkader. Wat betreft projecten is het verstandig om wekelijks de status en voortgang ervan te bespreken. Van elke betrokken afdeling moet dan minimaal één lid aanwezig zijn.

Toon meer
OrganisatieAvans Hogeschool
AfdelingAFM Academie voor Financieel Management
Jaar2005
TypeBachelor
TaalEngels

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk